Was ist die EU-Whistleblower-Richtlinie?

Am 16. Dezember 2019 trat die EU-Whistleblower-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, in Kraft. Die Mitgliedstaaten müssen die Richtlinie bis zum 17. Dezember 2021 in nationales Recht umsetzen.

Der Anwendungsbereich der Richtlinie ist immens. Sie regelt die Materie auf dem gesamten Kontinent, auf dem 450 Millionen Bürger und 22,5 Millionen KMU leben. Besonders viele davon werden von der Richtlinie direkt betroffen sein.

Die Richtlinie verlangt von juristischen Personen, interne Meldewege und interne Verfahren für die Entgegennahme und Weiterverfolgung von Meldungen einzurichten. Hier sind einige der wichtigsten Erkenntnisse für Praktiker.

Allgemeine Schwellenwerte für die Einhaltung sind 50 Arbeitnehmer und/oder 10.000 Einwohner. Die EU-Whistleblower-Richtlinie gilt für juristische Personen des privaten Sektors mit mindestens 50 Arbeitnehmern. In einigen Sektoren gilt diese Schwelle überhaupt nicht und interne Kanäle sind unabhängig von der Mitarbeiterzahl obligatorisch.

Im öffentlichen Sektor gilt die interne Meldewegpflicht für alle juristischen Personen. Allerdings müssen Sie sich auch an das nationale Recht halten, da die Mitgliedstaaten Ausnahmen machen können. Von dieser allgemeinen Regel. D.h. sie können Gemeinden mit weniger als 10.000 Einwohnern oder 50 Beschäftigten ausnehmen. Sowie andere Einrichtungen des öffentlichen Sektors mit weniger als 50 Beschäftigten.

Was sind die Anforderungen an den Whistleblowing-Kanal?

Der Meldeweg sollte eine schriftliche oder mündliche Meldung oder beides ermöglichen. Jede eingegangene Meldung muss protokolliert werden. Die meldende Person sollte die Möglichkeit haben, innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens ein persönliches Treffen mit den Mitarbeitern zu beantragen. Das Treffen kann entweder durch eine Aufzeichnung des Gesprächs in einer dauerhaften und abrufbaren Form dokumentiert werden. Oder durch ein genaues Protokoll der Sitzung, das von den für die Bearbeitung des Berichts zuständigen Mitarbeitern erstellt wird.

Die berichtende Person muss die Möglichkeit haben, das Protokoll zu überprüfen, zu korrigieren und zu genehmigen. Das Protokoll der Besprechung durch Unterzeichnung. Ähnliche Bestimmungen gelten für die Aufzeichnung anderer mündlicher Berichte, die per Telefon oder anderen Sprachnachrichtensystemen übermittelt werden. Der Zeitraum, für den ein Bericht gespeichert werden kann, hängt davon ab, was erforderlich und angemessen ist, um die Richtlinie zu erfüllen. Oder das Unionsrecht oder das nationale Recht.

Müssen interne Whistleblower-Kanäle für die Öffentlichkeit zugänglich sein?

Der interne Berichtskanal muss den Mitarbeitern des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden.
Die EU-Whistleblower-Richtlinie selbst schreibt nicht vor, dass das Whistleblowing-Portal auch anderen Personen (z. B. Lieferanten, Subunternehmern…) zugänglich sein muss, um Informationen über Verstöße zu melden. Letztere können ihre Meldungen jedoch jederzeit über externe Meldewege einreichen. Deren Nutzung ist nicht an die vorherige Nutzung interner Meldewege gebunden.

Wie sieht es mit anonymen Hinweisen aus?

Das Whistleblower-Gesetz schreibt nicht generell vor, dass anonyme Meldungen von Verstößen angenommen und weiterverfolgt werden müssen. Die Mitgliedstaaten können frei entscheiden, ob sie eine solche Anforderung in ihre nationalen Gesetze aufnehmen oder nicht. Die Entscheidung, nur Meldungen mit offengelegter Identität von Hinweisgebern anzunehmen und weiterzuverfolgen, kann sich jedoch als schwierig erweisen. Die Methoden zur Bestätigung der Identifizierung sind nämlich begrenzt und stellen ein zusätzliches Hindernis für einen Hinweisgeber dar.

Außerdem entspricht ein solches Vorgehen nicht der besten Praxis. Eine Meldung nicht zu akzeptieren, nur weil sie anonym und unabhängig von ihrem Inhalt gemacht wurde, macht wenig Sinn. Nicht selten ist Anonymität der beste und tatsächlich einzige Schutz für den Hinweisgeber vor Vergeltung.

Darf die Identität des Whistleblowers offengelegt werden?

Die Identität des Hinweisgebers darf nur mit dessen ausdrücklicher Zustimmung offengelegt werden oder wenn eine solche Offenlegung nach Unionsrecht oder nationalem Recht erforderlich und verhältnismäßig ist.

Der Meldekanal muss den Schutz der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und eines in der Meldung erwähnten Dritten gewährleisten und den Zugriff darauf durch unbefugte Mitarbeiter verhindern.

Die Identität des Hinweisgebers darf nur mit der ausdrücklichen Zustimmung dieser Person oder wenn eine solche Offenlegung nach Unionsrecht oder nationalem Recht erforderlich und verhältnismäßig ist, an niemanden außerhalb des befugten Personals weitergegeben werden. Die meldepflichtige Person muss vor der Weitergabe der Informationen darüber informiert werden, es sei denn, diese Informationen würden die entsprechenden Ermittlungen oder Gerichtsverfahren gefährden. Die gleiche Geheimhaltungspflicht gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen direkt oder indirekt auf die Identität des Hinweisgebers geschlossen werden kann.

Welche Verfahren sind nach der EU-Whistleblower-Richtlinie erforderlich?

Juristische Personen müssen Verfahren für die interne Berichterstattung und deren sorgfältige Überwachung einrichten. Die Informationen müssen klar und leicht zugänglich sein.

Die Identität des Hinweisgebers darf nur mit dessen ausdrücklicher Zustimmung offengelegt werden oder wenn eine solche Offenlegung nach Unionsrecht oder nationalem Recht erforderlich und verhältnismäßig ist.

Der Meldekanal muss den Schutz der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und eines in der Meldung erwähnten Dritten gewährleisten und den Zugriff darauf durch unbefugte Mitarbeiter verhindern.

Die Verfahren Daher müssen die Meldung selbst sowie alle Maßnahmen geregelt werden, die der Empfänger einer Meldung ergreift, um die Richtigkeit der in der Meldung erhobenen Behauptungen zu bewerten und gegebenenfalls den gemeldeten Verstoß zu beheben, einschließlich Maßnahmen wie eine interne Untersuchung, eine Ermittlung, eine Strafverfolgung, eine Klage auf Rückforderung von Geldern oder die Einstellung des Verfahrens.

Nach dem Whistleblowing-Gesetz müssen die Informationen über die Nutzung interner Meldekanäle und über die Verfahren für externe Meldungen an die zuständigen Behörden klar und leicht zugänglich sein.

Wer sollte Whistleblower-Meldungen bearbeiten und welche Qualifikationen sind erforderlich?

Gemäß der EU-Whistleblower-Richtlinie können die Meldungen intern oder durch einen Drittanbieter bearbeitet werden. Unabhängigkeit und das Fehlen von Interessenkonflikten müssen gewährleistet sein. Für den Betrieb interner Meldewege ist eine Person oder Abteilung zu benennen.

Letzteres beinhaltet den Empfang der Berichte und die Aufrechterhaltung der Kommunikation mit der meldenden Person. Darüber hinaus sind Sie dafür verantwortlich, weitere Informationen von der berichtenden Person anzufordern und ihr Feedback zu geben.

Diese Aufgabe kann an Drittanbieter wie externe Rechtsberater, Anbieter externer Meldeplattformen, Anwaltskanzleien, Wirtschaftsprüfer, Arbeitnehmervertreter und dergleichen ausgelagert werden.

Es ist wichtig, dass diese Drittanbieter über wirksame Garantien und Sicherheitsvorkehrungen hinsichtlich Unabhängigkeit, Vertraulichkeit, Datenschutz und Geheimhaltung verfügen. Die Weiterverfolgung des Berichts wird normalerweise von einer benannten, kompetenten und unparteiischen Person oder Abteilung durchgeführt. Bei dieser Person oder Abteilung kann es sich um dieselbe Einheit handeln, die auch den Meldeweg betreibt.

Die genaue Bezeichnung hängt von der Größe und Struktur der jeweiligen Organisation ab. Es ist jedoch entscheidend, dass diese Rolle Unabhängigkeit und das Fehlen von Interessenkonflikten gewährleistet. Solche Aufgaben werden häufig an Positionen wie den Chief Compliance Officer, den HR Officer, den Integritätsbeauftragten, den Rechts- oder Datenschutzbeauftragten, den Chief Financial Officer, den Chief Audit Executive oder ein Vorstandsmitglied delegiert. Insbesondere können private juristische Personen mit 50 bis 249 Mitarbeitern die Ressourcen für die Entgegennahme von Meldungen und die anschließenden Untersuchungen gemeinsam nutzen.

Wann und was muss der meldepflichtigen Person gemäß der EU-Whistleblower-Richtlinie mitgeteilt werden?

Gemäß der EU-Whistleblower-Richtlinie muss die meldende Person innerhalb von 7 Tagen über den Eingang der Meldung informiert werden und spätestens nach 3 Monaten eine Rückmeldung erhalten. Der Eingang der Meldung ist dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt der Meldung zu bestätigen. Es gibt keine Ausnahme von dieser Verpflichtung, wohingegen die zuständige Behörde bei externen Meldungen auf eine solche Bestätigung verzichten kann, wenn der Hinweisgeber dies ausdrücklich verlangt oder wenn sie vernünftigerweise annimmt, dass dies den Schutz der Identität des Hinweisgebers gefährden würde.

Die internen Verfahren müssen einen angemessenen Zeitrahmen für die Rückmeldung an die meldende Person festlegen. Diese darf drei Monate ab Empfangsbestätigung oder Ablauf der vorgenannten Sieben-Tages-Frist nicht überschreiten.

Das Feedback ist erforderlich, um den Hinweisgeber über die geplante oder ergriffene Folgemaßnahme und die Gründe für diese Folgemaßnahmen zu informieren. Werden innerhalb dieses Zeitraums keine angemessenen Maßnahmen ergriffen, kann die meldende Person den Verstoß öffentlich bekannt geben und trotzdem den Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen nach dem Gesetz über die Meldung von Missständen in Anspruch nehmen. Natürlich ist die Angemessenheit der Weiterverfolgung ein rechtlicher Standard, und ihre Bewertung hängt von den Umständen des jeweiligen Falls und von der Art der Regeln ab, gegen die verstoßen wurde.

Es gibt keine festgelegte Frist, innerhalb derer die Folgemaßnahmen des Unternehmens abgeschlossen sein müssen. Je länger sie jedoch brauchen, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Maßnahmen, falls vorhanden, als unangemessen angesehen werden, wodurch die meldende Person motiviert wird, externe Meldekanäle zu nutzen oder mit der Offenlegung des Verstoßes an die Öffentlichkeit zu gehen.

Im Gegensatz zur externen Meldung besteht keine ausdrückliche Verpflichtung, dem Hinweisgeber das endgültige Ergebnis der durch die Meldung ausgelösten Ermittlungen mitzuteilen.

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