Dejan Jasnic · Mitgründer & Compliance Lead, Trusty · über 20 Jahre Erfahrung in Betrugsbekämpfung & Compliance · Vorstandsmitglied ACFE Swiss Chapter
Ein Whistleblowing-Protokoll legt fest, wie ein interner Whistleblowing-Kanal angemessen zu verwalten ist, um die Vertraulichkeit der hinweisgebenden Personen zu gewährleisten und ein Verfahren für die Entgegennahme und Weiterverfolgung von Meldungen sowie die Verhängung von Sanktionen gegen die betroffene Person festzulegen, sofern sich das gemeldete Fehlverhalten bestätigt.
Dieser Mechanismus gibt den Mitarbeitenden die Gewissheit, dass ihre Anliegen ernst genommen werden und sie keine Vergeltungsmaßnahmen befürchten müssen, wenn sie sich für die Integrität des Unternehmens einsetzen. Das Vorhandensein eines strukturierten internen Whistleblowing-Systems fördert das Vertrauen zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften und schafft ein Umfeld, in dem Probleme proaktiv und transparent angegangen werden, statt ignoriert oder vertuscht zu werden.
Ein Protokoll, das ein transparentes System in dieser Hinsicht gewährleistet, kann somit reputations- und rechtsbezogene Krisen für das Unternehmen verhindern. Durch das frühzeitige Erkennen und Beheben von Unregelmäßigkeiten werden die mit rechtlichen Schritten, Bußgeldern und Reputationsschäden verbundenen Risiken minimiert. Protokolle können zudem für Unternehmen mit Niederlassungen in verschiedenen Ländern und Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Kulturen von entscheidender Bedeutung sein.
Wenn Mitarbeitende ein klares Verständnis der ethischen Erwartungen des Unternehmens haben und wissen, wie sie unangemessenes Verhalten erkennen können, handeln sie mit höherer Wahrscheinlichkeit ethisch korrekt und melden beobachtetes Fehlverhalten.
Darüber hinaus fördert Ethik- und Compliance-Schulung ein gemeinsames Verantwortungsbewusstsein unter den Mitarbeitenden. Indem erkannt wird, dass jeder Einzelne zur Aufrechterhaltung eines ethischen Umfelds beiträgt, wird das organisatorische Engagement gestärkt und eine Kultur aufgebaut, in der alle gemeinsam für die Einhaltung hoher ethischer Standards verantwortlich sind.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Whistleblowing-Protokoll und eine Whistleblowing-Schulung unerlässlich sind, um ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das Ehrlichkeit, Integrität und Verantwortlichkeit fördert.
Diese Praktiken schützen das Unternehmen nicht nur vor möglichen rechtlichen und reputationsbezogenen Risiken, sondern tragen auch zum Aufbau einer ethischen Unternehmenskultur bei, die Talente anzieht und bindet und so die langfristige Nachhaltigkeit und den Erfolg des Unternehmens stärkt.
Häufig gestellte Fragen
Wie der interne Kanal verwaltet wird: Vertraulichkeit für die hinweisgebende Person, ein Verfahren zur Entgegennahme und Weiterverfolgung von Meldungen sowie Sanktionen für die betroffene Person, wenn sich das gemeldete Fehlverhalten bestätigt.
Es gibt den Mitarbeitenden die Gewissheit, dass ihre Anliegen ernst genommen werden, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen, baut Vertrauen zwischen Belegschaft und Führungskräften auf und ermöglicht es, Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erkennen, bevor sie zu rechtlichen oder reputationsbezogenen Krisen werden.
Sie vermittelt den Mitarbeitenden ein klares Verständnis der ethischen Erwartungen des Unternehmens sowie das Wissen, um unangemessenes Verhalten zu erkennen, sodass sie mit höherer Wahrscheinlichkeit ethisch handeln und Fehlverhalten melden, und fördert zudem ein gemeinsames Verantwortungsbewusstsein.
Ja. Ein Protokoll ist besonders wertvoll, wenn Mitarbeitende aus unterschiedlichen Kulturen stammen, da es einen klaren einheitlichen Standard dafür festlegt, wie Anliegen gemeldet und bearbeitet werden.
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