Im Bereich der Unternehmen und Organisationen wurde die Notwendigkeit betont, wirksame Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten, die nicht nur den Vorschriften entsprechen, sondern auch Instrumente zur Förderung der Transparenz und zur Verhinderung korrupter oder unethischer Handlungen sind. Nachstehend finden Sie eine Aufschlüsselung des Beschwerdeverfahrens gemäß den geltenden Vorschriften.
Wie sieht das Beschwerdeverfahren aus?
Das Verfahren des Beschwerdekanals bezieht sich auf die systematische Anwendung dieses Instruments in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Dieses Instrument ist von grundlegender Bedeutung im Rahmen der Whistleblower-Schutzgesetz und die EU-Richtlinie über die Meldung von Missständen. In diesem Zusammenhang ist es wichtig zu verstehen, dass diese Kanäle nicht einfach nur Empfänger von Informationen sind, sondern strukturierte Systeme, die einem bestimmten Protokoll folgen und sich an die
Politik der sozialen Verantwortung der Unternehmen
.
Wie ist ein Beschwerdekanal aufgebaut?
Unternehmen, insbesondere solche mit mehr als 50 Mitarbeitern, sind verpflichtet, einen obligatorischen Whistleblower
obligatorischer Hinweisgeberkanal
. Dieser Kanal sollte so strukturiert sein, dass jede Handlung oder jedes Verhalten, das gegen interne Vorschriften oder geltendes Recht verstößt, gemeldet werden kann. Die Kanäle des Beschwerdekanals, ob schriftlich oder mündlich, müssen Vertraulichkeit und Datenschutz gewährleisten und somit die Bestimmungen des
Datenschutzbeauftragter (DSB)
.
Die richtige
Kanalmanagement
umfasst die Entgegennahme der Beschwerde, die Ausstellung einer Empfangsbestätigung, die Bewertung der Stichhaltigkeit der Beschwerde und, falls sie akzeptiert wird, die Einleitung des internen Untersuchungsverfahrens. Der gesamte Prozess muss von der Kommission überwacht werden.
Compliance-Beauftragter
der die Einhaltung der Vorschriften in allen Phasen des Verfahrens sicherstellt.
Ist die Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens unerlässlich?
Ja, und das ist nicht nur aus rechtlichen Gründen wichtig, sondern auch, um ein schnelles und effizientes Verfahren für die Bearbeitung von Beschwerden zu gewährleisten. Ein schlecht verwalteter Kanal kann zu folgenden Problemen führen
Sanktionen
insbesondere, wenn sie das Beschwerde- und Untersuchungsverfahren behindert.
Kommunikation des Verfahrens
Damit ein Beschwerdekanal effektiv funktioniert, müssen seine Existenz und sein Verfahren unbedingt bekannt gemacht werden. Dies kann durch eine Kanalregelung geschehen, die idealerweise auf der Website des Unternehmens veröffentlicht wird. Dies ist nicht nur für das interne Personal von entscheidender Bedeutung, sondern auch für Dritte, die möglicherweise wertvolle Informationen zu melden haben.
Schlussfolgerung
Die Einrichtung eines wirksamen Beschwerdekanals und dessen ordnungsgemäße Verwaltung sind heute unerlässlich. Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass diese Systeme nicht nur den Vorschriften entsprechen, sondern auch echte Instrumente zur Gewährleistung von Transparenz und Ethik sind.
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