Dejan Jasnic · Mitbegründer & Compliance Lead, Trusty · Über 20 Jahre Erfahrung in Betrugsbekämpfung & Compliance · Vorstandsmitglied des ACFE Swiss Chapter
Whistleblowing-Untersuchungen nach dem Aufkommen eines Vorwurfs innerhalb einer Organisation spielen eine entscheidende Rolle für die Aufrechterhaltung der Integrität und der regulatorischen Compliance. Führungskräfte sind häufig damit betraut, diese Untersuchungen zu beaufsichtigen und sicherzustellen, dass sie den rechtlichen Rahmenbedingungen und ethischen Standards entsprechen. Solche Prozesse sind jedoch mit verschiedenen rechtlichen Grenzen und Verantwortlichkeiten verbunden, um die Rechte aller Beteiligten zu schützen.
Im Folgenden gehen wir näher auf die verschiedenen Verantwortlichkeiten und Grenzen von Führungskräften im Kontext interner Unternehmensuntersuchungen ein.
Einhaltung von Arbeitsrecht und Compliance
Ein grundlegender Aspekt interner Untersuchungen ist die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen des Arbeitsrechts sowie der Compliance.
Führungskräfte müssen sicherstellen, dass interne Untersuchungen so durchgeführt werden, dass das Gesetz und die Rechte der Mitarbeiter gewahrt bleiben. Ebenso ist die Gesetzestreue des Managements elementar für die Aufrechterhaltung der organisatorischen Integrität.
Schutz von Datenschutzrechten
Seit Geltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Führungskräfte dem Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter und deren Datenschutzrechten Priorität einräumen. Whistleblower-Untersuchungen müssen die Erwartungen der Mitarbeiter an den Schutz ihrer Privatsphäre respektieren und die Bestimmungen der DSGVO einhalten. Überwachung, Monitoring oder Durchsuchungen sollten nur im Rahmen einer angemessenen Erwartung von Privatsphäre durchgeführt werden, wobei ungebührliche Eingriffe in die persönlichen Angelegenheiten eines Mitarbeiters zu vermeiden sind. Zudem muss die Verwendung personenbezogener Daten angemessen und verhältnismäßig erfolgen und auf der Grundlage der Einwilligung des Mitarbeiters basieren.
Verantwortlichkeiten während Whistleblower-Untersuchungen
Führungskräfte, die interne Untersuchungen beaufsichtigen, tragen eine große Verantwortung für die Gewährleistung von Fairness und Transparenz während des gesamten Prozesses. Sie sollten angemessene Ressourcen bereitstellen und klare sowie geeignete Protokolle für die Untersuchungen definieren. Diese Untersuchungsprozesse sollten von einer verantwortlichen Person gesteuert werden, ohne dass eine direkte Einflussnahme durch andere Führungskräfte erfolgt.
Während der Untersuchungen sollten Führungskräfte die Unschuldsvermutung für alle beteiligten Personen wahren und deren Identität schützen. Die Kommunikation sollte transparent sein und die Interessen des Hinweisgebers sowie der an der Untersuchung beteiligten Fachkräfte berücksichtigen.
Rechte und Pflichten der Mitarbeiter
Mitarbeiter, gegen die ermittelt wird, haben bestimmte Rechte und Pflichten, die für die Integrität des Prozesses entscheidend sind. Sie sind zwar zur Mitwirkung verpflichtet, doch müssen die Anfragen angemessen sein und die Datenschutzrechte respektiert werden. Der Schutz von Whistleblowern vor Vergeltungsmaßnahmen ist von zentraler Bedeutung, wenngleich Hinweisgeber und/oder die gemeldeten Personen mit Sanktionen rechnen müssen, falls sie in rechtswidrige Aktivitäten verwickelt sind.
Konsequenzen für pflichtwidriges Handeln bei Whistleblower-Untersuchungen
Unverantwortliches Verhalten während Whistleblower-Untersuchungen kann rechtliche Konsequenzen für die Verursacher haben. Führungskräfte sollten vorsichtig sein, keine unbegründeten Theorien aufzustellen oder gar in die Privatsphäre von Personen einzudringen, und sicherstellen, dass die Untersuchungen innerhalb der rechtlichen Grenzen bleiben.
Sorgfaltspflicht bei Untersuchungen
Führungskräfte sollten während des gesamten Untersuchungsprozesses sorgfältig agieren. Dazu gehört die Unterstützung der Ermittler sowie der Schutz der Identität von Beschwerdeführern, untersuchten Mitarbeitern und Zeugen. Dies beinhaltet auch, laufende Untersuchungen nicht eigenmächtig zu sondieren oder sich einzumischen, Angelegenheiten nicht mit unbefugtem Personal zu besprechen und keine Maßnahmen ohne die ausdrückliche Genehmigung der Ermittler zu ergreifen.
Häufig gestellte Fragen
Das Arbeitsrecht und die Compliance-Regeln des Unternehmens sowie die DSGVO für die personenbezogenen Daten aller Beteiligten.
Bereitstellung angemessener Ressourcen, Festlegung klarer Protokolle, Wahrung der Unschuldsvermutung, Schutz von Identitäten und transparente Kommunikation unter Berücksichtigung der Interessen des Hinweisgebers und der beteiligten Fachkräfte.
Eine Mitwirkungspflicht, die durch das Recht auf angemessene Anfragen und den Schutz der Privatsphäre ausgeglichen wird, wobei Sanktionen für alle an rechtswidrigen Aktivitäten Beteiligten möglich sind.
Unterstützung der Ermittler, Schutz der Identität von Beschwerdeführern, Mitarbeitern und Zeugen, Unterlassung von Einmischungen in laufende Untersuchungen und das Ergreifen von Maßnahmen nur nach ausdrücklicher Genehmigung durch die Ermittler.
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