Vi har allerede skrevet om
hvilke former for whistleblowing-kanaler
passer bedst til din virksomheds behov. I denne serie af blogs ser vi nærmere på disse to individuelle typer af whistleblowing-portaler. Vi sammenligner fordelene og ulemperne ved at give whistleblowing via almindelig post med en intern postkasse til rapportering af forseelser.

Risici ved whistleblowing via almindelig post

Indberetning via almindelig post er i praksis langt mindre udbredt end indberetning via andre kanaler.

Når der oprettes en sådan kanal, bør potentielle whistleblowere få klare instrukser om, hvem deres brevrapporter skal sendes til, og om der skal anføres en yderligere markering ved siden af adressen (f.eks. “Rapportér – ikke åbne!).

Desuden bør der defineres en proces for, hvordan sådanne rapporter modtages og distribueres i organisationen for at sikre deres fortrolighed og integritet.

Hvad med interne whistleblowing-portaler i brevkassen?

Når interne postkasser anvendes som en indberetningskanal, bør der tages hensyn til anonymitet og fortrolighed i forbindelse med brugen af dem.

Derfor bør sådanne postkasser ikke være inden for rækkevidde af et overvågningskamera, placeres på steder med høj frekvens eller være frit synlige for andre medarbejdere.

Hvad er EU’s whistleblowing-perspektiv?

 

EU-direktivet fastsætter, at kanalerne til modtagelse af indberetninger skal udformes, etableres og drives på en sikker måde, der sikrer, at whistleblowerens identitet og enhver tredjepart, der nævnes i indberetningen, er beskyttet og forhindrer uautoriserede medarbejdere i at få adgang til dem.

 

Interne rapporteringskanaler skal gøre det muligt at rapportere skriftligt eller mundtligt eller begge dele. Mundtlig indberetning skal være mulig pr. telefon eller via andre talebeskedssystemer og, efter anmodning fra den indberettende person, ved hjælp af et fysisk møde inden for en rimelig tidsramme.

 

Når en indberetning foretages personligt, skal organisationen sikre, at der med whistleblowerens samtykke føres fuldstændige og nøjagtige optegnelser af mødet i en varig og genfindelig form. Mødet kan dokumenteres enten ved at optage samtalen eller ved at udarbejde et nøjagtigt referat af mødet. I sidstnævnte tilfælde skal whistlebloweren have mulighed for at kontrollere, rette og godkende referatet af mødet ved at underskrive det. Tilsvarende bestemmelser gælder også, når der udarbejdes udskrifter af indberetninger, der er modtaget via optagede telefonlinjer eller andre optagede talebeskedssystemer, eller når en samtale med en whistleblower via en uoptaget telefonlinje eller et andet uoptaget talebeskedssystem dokumenteres med et referat.

Del dette på:


Læs mere


Gratis løsning