Implementeringen af en intern kanal for whistleblower-klager spiller en vigtig rolle i at fremme forretningsetik og gennemsigtighed i organisationer. I en koncern, hvor forskellige virksomheder samarbejder og deler ressourcer, bliver korrekt håndtering af intern whistleblowing endnu mere afgørende.

Organisationsstrukturer kan være komplekse med flere enheder, der opererer under en holding-enhed. En sådan situation kan øge sandsynligheden for upassende eller svigagtige aktiviteter. En effektiv intern whistleblower-procedure skal være klar, tilgængelig og fortrolig. Det skal gøre det muligt for institutioner og deres datterselskaber at undersøge ulovlige handlinger. Samtidig skal whistleblowerens fortrolighed og privatliv altid beskyttes.

Selvom reguleringen af whistleblowingkanaler har et europæisk lovgrundlag, regulerer hvert land specifikt disse situationer i koncerner, så det i nogle lande er holdingselskabet i en koncern, der skal godkende en generel intern whistleblowingpolitik.

Koordinering mellem de forskellige enheder i en koncern er afgørende for at sikre, at interne whistleblowerklager håndteres effektivt og konsekvent på tværs af alle koncernselskaber. Under alle omstændigheder bør en koncern overveje følgende aspekter for at sikre en korrekt håndtering af intern whistleblowing.

Hvordan skal whistleblowerklager håndteres i grupper af virksomheder?

Fælles politikker og procedurer: Det er en fordel for alle koncernselskaber at vedtage fælles politikker og procedurer for intern whistleblowing. Det sikrer ensartethed i håndteringen og behandlingen af whistleblowing-klager.

Centraliseret koordinering: Overvej at etablere en central koordinerende enhed til at overvåge interne klager på tværs af koncernen. Det kan være særligt nyttigt i store og diversificerede koncerner.

Intern kommunikation: Intern kommunikation er nøglen. Derfor skal medarbejderne i alle koncernens virksomheder være opmærksomme på rapporteringskanalerne, og hvordan deres rapporter vil blive håndteret.

Fortrolighed og privatliv: Uanset hvem der administrerer whistleblowingprocedurerne, skal whistleblowing foregå på en måde, der sikrer whistleblowerens anonymitet og fortroligheden af de indberettede fakta.

Håndteringen af intern whistleblowing i en koncern er et afgørende element i at fremme forretningsetik og gennemsigtighed. Det gælder især i grupper med kontorer i forskellige lande. Koordinering er afgørende for at sikre konsekvent og effektiv ledelse på tværs af alle koncernens virksomheder.