Private virksomheder er ikke forpligtet til at implementere whistleblowingkanalen: minimumskrav

Lov 2/2023 af 20. februar, som regulerer beskyttelsen af personer, der indberetter overtrædelser af lovgivningen og kampen mod korruption, kendt som “Whistleblowing-lov“, fastlægger i første afsnit af artikel 10, hvilke enheder i den private sektor, der er forpligtet til at implementere et internt indberetningssystem (virksomheder med 50 eller flere ansatte, politiske partier, fagforeninger, erhvervsorganisationer, blandt andre).

På den anden side siger anden paragraf i samme artikel, at de virksomheder, der ikke er bundet af forpligtelsen i første paragraf i artikel 10, kan etablere deres eget informationssystem, forudsat at de overholder bestemmelserne i loven.
For disse virksomheder er der en bred vifte af formater til at implementere deres rapporteringskanaler: webplatform, via mail, telefon, postkasse eller endda via en person, der er valgt til at håndtere denne slags rapporter. De skal dog alle overholde visse minimumskrav, som er påkrævet ved lov:

Information: Kanalproceduren skal være klart defineret. Fastsæt den person, der er ansvarlig for at håndtere klager, og de trin, der skal følges i hver af klageprocedurerne ved hjælp af en protokol.

Alle interesserede virksomheder anbefales at oprette mere end én whistleblowing-kanal, så medarbejderne kan rapportere uregelmæssigheder skriftligt eller mundtligt, og identificere den mest hensigtsmæssige model for systemet afhængigt af omstændighederne i den enkelte virksomhed.
Hvis virksomheden vælger at udnævne en intern whistleblower-ansvarlig (eller ansvarlige), skal Den Uafhængige Myndighed til Beskyttelse af Whistleblower under alle omstændigheder underrettes om deres udnævnelse og fjernelse. Derudover skal denne person udføre visse minimumsfunktioner, såsom at sende meddelelser, opretholde kommunikation med klageren og overføre de relevante oplysninger til anklagemyndigheden, i tilfælde af at det, der er blevet rapporteret, er genstand for en klage, blandt andre opgaver.

Virksomheden kan vælge at udpege et kollegialt organ til at administrere whistleblowingkanalen, men den skal vælge en medarbejder til at administrere og behandle kommunikationen med dette organ i overensstemmelse med artikel 8, stk. 2.

Tilgængelighed: Rapporteringskanalen/-kanalerne skal være fuldt tilgængelige for alle medarbejdere, uanset om de arbejder på kontoret eller hjemmefra. Alle medarbejdere bør have samme ret til at kunne rapportere om uregelmæssigheder i virksomheden.

Hvilke andre krav til whistleblower-kanal stilles der?

Kommunikation: Virksomheden bør tydeligt kommunikere til medarbejderne, at der er oprettet en whistleblowing-kanal, med angivelse af proceduren og den sikkerhed, den vil garantere for de medarbejdere, der ønsker at gøre brug af systemet.

Fortrolighed og sikkerhed: Klagerens fortrolighed og beskyttelse skal garanteres på alle tidspunkter: på tidspunktet for klagen, såvel som under behandlingen og i enhver kommunikation med de kompetente organer eller myndigheder. Alle data og oplysninger fra whistleblower skal til enhver tid opbevares sikkert og fortroligt.

Det skal bemærkes, at datterselskaber af multinationale koncerner med kommerciel aktivitet i Spanien også er forpligtet til at overholde de mandater, der er pålagt i første afsnit af artikel 10 i den førnævnte lov.

Alle interesserede virksomheder anbefales at oprette mere end én whistleblowing-kanal, så medarbejderne kan rapportere uregelmæssigheder skriftligt eller mundtligt, og identificere den mest hensigtsmæssige model for systemet afhængigt af omstændighederne i den enkelte virksomhed.

Mere end én whistleblower-kanal anbefales

Hvis virksomheden vælger at udnævne en intern whistleblower software (eller ansvarlige), skal Den Uafhængige Myndighed til Beskyttelse af Whistleblowere under alle omstændigheder underrettes om deres udnævnelse og fjernelse. Derudover skal denne person udføre visse minimumsfunktioner, såsom at sende meddelelser, opretholde kommunikation med klageren og overføre de relevante oplysninger til anklagemyndigheden, i tilfælde af at det, der er blevet rapporteret, er genstand for en klage, blandt andre opgaver.

Virksomheden kan vælge at udpege et kollegialt organ til at administrere whistleblowingkanalen, men den skal vælge en medarbejder til at administrere og behandle kommunikationen med dette organ i overensstemmelse med artikel 8, stk. 2.

Læs mere på vores blog: