Již jsme psali o
jaké druhy kanálů pro whistleblowing
nejlépe vyhovují potřebám vaší společnosti. V této sérii blogů se blíže podíváme na tyto dva jednotlivé typy whistleblowingových portálů. Srovnáváme výhody a nevýhody whistleblowingu prostřednictvím běžné pošty s interní poštovní schránkou pro oznamování pochybení.

Rizika whistleblowingu prostřednictvím běžné pošty

Hlášení prostřednictvím běžné pošty je v praxi mnohem méně rozšířené než hlášení prostřednictvím jiných kanálů.

Při zřizování oznamovacího kanálu poskytněte oznamovatelům jasné pokyny, jak se k jejich oznámení postavit. komu mají být jejich dopisní zprávy adresovány a zda by vedle adresy mělo být uvedeno nějaké další označení (např. „Zpráva – neotvírat!).

Kromě toho by měl být definován proces, jakým způsobem jsou tyto zprávy přijímány a distribuovány. Bude probíhat v rámci organizace, aby byla zajištěna jejich důvěrnost a integrita.

Jak je to s interními portály pro oznamování porušení předpisů?

Pokud se jako kanál pro podávání zpráv používají interní poštovní schránky, je třeba výslovně zvážit anonymitu a důvěrnost jejich použití.

Proto by takové poštovní schránky neměly být v dosahu žádné bezpečnostní kamery, umístěny na místech s vysokou frekvencí nebo na dohled ostatních zaměstnanců .

Jaký je pohled EU na whistleblowing?

 

Směrnice EU stanoví, že je třeba navrhnout kanály pro příjem zpráv. Stejně ezřízena a provozována bezpečným způsobem, který zajišťuje utajení totožnosti oznamovatele. Nejdůležitější je, že je chráněna jakákoli třetí strana uvedená ve zprávě a zabraňuje přístupu k ní neoprávněným zaměstnancům.

 

Interní kanály pro podávání zpráv však musí umožňovat podávání zpráv písemně nebo ústně, případně obojí. Ústní hlášení je možné podávat telefonicky nebo prostřednictvím jiných systémů hlasových zpráv a na žádost ohlašovatele i formou fyzického setkání v přiměřené lhůtě.

 

Při osobním oznámení je organizace povinna zajistit, s výhradou souhlasu oznamovatele. že o schůzce budou vedeny úplné a přesné záznamy v trvanlivé a vyhledatelné podobě. Schůzka může být zdokumentována buď pořízením záznamu rozhovoru, nebo přesným zápisem ze schůzky. V druhém případě musí být oznamovateli nabídnuta možnost zkontrolovat, opravit a odsouhlasit zápis z jednání jeho podpisem. Obdobně se ustanovení použijí i v případě, že se připravují přepisy zpráv přijatých prostřednictvím nahraných telefonních linek nebo jiných systémů pro nahrávání hlasových zpráv. Zda pokud je rozhovor s oznamovatelem prostřednictvím nezaznamenané telefonní linky nebo jiného nezaznamenaného systému hlasových zpráv zdokumentován zápisem.

Sdílet na:


Přečtěte si více


Bezplatné řešení