Zavedení interního kanálu pro stížnosti oznamovatelů hraje klíčovou roli při prosazování etiky podnikání a transparentnosti v organizacích. V podnikové skupině, kde různé společnosti spolupracují a sdílejí zdroje, je správné řízení interního whistleblowingu ještě důležitější.

Organizační struktury mohou být složité a pod holdingovým subjektem může působit více subjektů. Taková situace může zvýšit pravděpodobnost nesprávných nebo podvodných činností. Účinný interní postup pro oznamování by měl být jasný, přístupný a důvěrný. Měla by umožnit institucím a jejich dceřiným společnostem vyšetřovat protiprávní jednání. Současně by měla být vždy zajištěna důvěrnost a soukromí oznamovatele.

Ačkoli má regulace whistleblowingových kanálů evropský legislativní základ, každá země upravuje tyto situace ve skupinách společností specificky, takže v některých zemích je to holdingová společnost skupiny společností, která musí schválit obecnou interní politiku whistleblowingu.

Koordinace mezi jednotlivými subjekty skupiny je nezbytná pro zajištění účinného a jednotného řízení interních stížností na porušování předpisů ve všech společnostech skupiny. V každém případě by skupina společností měla zvážit následující aspekty pro správné řízení interního whistleblowingu.

Jak by měly být stížnosti whistleblowerů řízeny ve skupinách společností?

Společné zásady a postupy: Pro všechny společnosti ve skupině je výhodné přijmout společné zásady a postupy pro interní oznamování. Tím je zajištěna jednotnost při řízení a vyřizování stížností týkajících se whistleblowingu.

Centralizovaná koordinace: Zvažte zřízení centralizovaného koordinačního subjektu, který by dohlížel na interní stížnosti v celé skupině. To může být užitečné zejména u velkých a diverzifikovaných skupin podniků.

Interní komunikace: Interní komunikace je klíčová. Zaměstnanci ve všech společnostech skupiny by proto měli znát kanály pro podávání zpráv a způsob, jakým budou jejich zprávy spravovány.

Důvěrnost a soukromí: Bez ohledu na to, kdo řídí postupy oznamování, musí být oznamování prováděno způsobem, který zajistí anonymitu oznamovatele a důvěrnost oznámených skutečností.

Řízení interního whistleblowingu v rámci podnikové skupiny je zásadním prvkem podpory etiky a transparentnosti podnikání. To platí zejména pro skupiny s pobočkami v různých zemích. Koordinace je nezbytná pro zajištění konzistentního a efektivního řízení ve všech společnostech skupiny.