Въвеждането на вътрешен канал за подаване на жалби от лица, подаващи сигнали за нередности, играе ключова роля за насърчаване на бизнес етиката и прозрачността в организациите. В корпоративна група, в която различните дружества си сътрудничат и споделят ресурси, правилното управление на вътрешното подаване на сигнали за нередности става още по-важно.

Организационните структури могат да бъдат сложни, с множество субекти, работещи под ръководството на холдингово дружество. Такава ситуация може да увеличи вероятността от неправомерни или измамни дейности. Ефективната вътрешна процедура за подаване на сигнали за нередности трябва да бъде ясна, достъпна и поверителна. Тя следва да дава възможност на институциите и техните дъщерни дружества да разследват незаконни действия. Наред с това винаги трябва да се гарантира поверителността и неприкосновеността на личния живот на лицето, подало сигнал за нередности.

Въпреки че регулирането на каналите за подаване на сигнали за нередности има европейска законодателна основа, всяка държава специално регулира тези ситуации в групи от дружества, така че в някои държави холдингът на група от дружества е този, който трябва да одобри обща вътрешна политика за подаване на сигнали за нередности.

Координацията между различните структури на групата е от съществено значение, за да се гарантира, че вътрешните жалби за подаване на сигнали за нередности се управляват ефективно и последователно във всички дружества от групата. Във всеки случай групата от дружества трябва да вземе предвид следните аспекти за правилното управление на вътрешното подаване на сигнали за нередности.

Как трябва да се управляват жалбите на информатори в групи от компании?

Общи политики и процедури: От полза за всички дружества от групата е да приемат общи политики и процедури за вътрешно подаване на сигнали за нередности. Така се осигурява еднаквост при управлението и обработката на жалбите за подаване на сигнали за нередности.

Централизирана координация: Обмислете създаването на централизирана координираща структура, която да наблюдава вътрешните жалби в групата. Това може да бъде особено полезно за големи и диверсифицирани корпоративни групи.

Вътрешна комуникация: Вътрешната комуникация е от ключово значение. Ето защо служителите във всички дружества от групата трябва да са наясно с каналите за докладване и как ще бъдат управлявани техните доклади.

Поверителност и неприкосновеност на личния живот: Независимо от това кой управлява процедурите за подаване на сигнали за нередности, подаването на сигнали за нередности трябва да се извършва по начин, който гарантира анонимността на подателя на сигнала и поверителността на съобщените факти.

Управлението на вътрешното подаване на сигнали за нередности в рамките на корпоративната група е важен елемент за насърчаване на бизнес етиката и прозрачността. Това важи с особена сила за групи с офиси в различни държави. Координацията е от съществено значение за осигуряване на последователно и ефективно управление във всички дружества от групата.